Scurt ghid contabil pentru antreprenori începători – Ce pași trebuie să parcurgi după înființarea societății?

Antreprenoriatul este o decizie grea pentru că pe lângă marele avantaj de a fi propriul șef, a deține controlul absolut al afacerii, vine și cu mari responsabilități încă de la înființare. Pentru a te ajuta să bifezi toate formalitățile impuse de lege și de a scăpa de eventualele amenzi prevăzute în reglementările legale în vigoare, ți-am pregătit un ghid destinat tinerilor întreprinzători care te va ajuta să începi afacerea cu bine.

Pasul 1: Înființarea unei firme (SRL) sau a unui PFA

Prima decizie pe care orice antreprenor trebuie să o ia la început este tipul de organizare juridică. Indiferent de tipul de activitate desfășurată, trebuie aleasă o formă legală autorizată la ONRC (Oficiul Național al Registrului Comerțului):

  • SRL
  • una din formele specifice activităților independente (cea mai utilizată fiind PFA-ul).

După alegerea formei de organizare trebuie parcurși pașii următori pentru a finaliza procesul de înființare:

  • alegerea numelui
  • alegerea sediului social (se poate face dovada deținerii sediului social cu ajutorul unui contract de închiriere/comodat/locațiune)
  • alegerea activității principale și a activităților secundare din nomenclatorul CAEN REV.2, și autorizarea acestora
  • alegerea unui punct de lucru (pentru a evita costurile ulterioare privind înscrierea în statutul societății a punctului de lucru)
  • întocmirea actului constitutiv
  • depunerea capitalului social de minim 200 lei

Pasul 2: Alegerea unui contabil

În funcție de forma juridică (PFA-ul poate opta pentru contabilitatea în partidă simplă, nefiind nevoie de un contabil) aleasă intervine necesitatea alegerii unui contabil care poate fi:

  • director economic, contabil-șef sau altă persoană împuternicită să îndeplinească această funcție în baza unui contract individual de muncă, cu condiția deținerii unei diplome de studii economice superioare.
  • dezavantaje: dacă optezi pentru un departament propriu de contabilitate atunci va trebui să angajezi (în baza unui contract individual de muncă) o persoană care deține cunoștințe și o diplomă în studii economice superioare, și să urmezi toate regulile necesare angajării unei persoane: înregistrarea firmei și a contractului la ITM, instructajul de protecția muncii, cheltuieli salariale atât cu salariul plătit angajatului cât și cu taxele datorate către stat, asigurarea bazei materiale necesare: calculator și consumabile de birou, soft de contabilitate, licențe, etc.
    • avantaje: un avantaj categoric este prezența efectivă zilnică a angajatului în firmă,care desigur va cunoaște foarte bine specificul activității tale.
  • o persoana fizică sau juridică, autorizată potrivit legii, membră CECCAR (Corpul Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România, în baza unui contract de prestări servicii în domeniul contabilității
  • dezavantaje: în cazul externalizării serviciilor de contabilitate interacțiunea nu va mai fi la fel de apropiată ci va depinde de anumite termene de predare a documentelor
    • avantaje: un mare beneficiu pe care îl conferă externalizarea serviciilor către un membru CECCAR este experiența vastă a experților contabili. În plus, acest tip de colaborare va aduce și o reducere a costurilor salariale, cu soft-uri, licențe, birotică, și în plus vei beneficia de poliță de asigurare a riscului profesional.

Observație: Indiferent de varianta preferată va trebuie să obții o împuternicire notarială pentru contabilul tău, acesta fiind actul prin care îi acorzi dreptul de a depune în numele tău declarațiile, precum și dreptul de a accesa Spațiul Privat Virtual al firmei. Fără această împuternicire, contabilul nu îți va putea depune declarațiile la ANAF.

Pasul 3: Achiziționarea registrului unic de control

Registrul unic de control este un registru în care sunt înscrise toate controalele care sunt efectuate de către diferite autorități (ANAF, DSV, DSP, urbanism, protecția consumatorului, ITM, etc.). Se achiziționează de la ANAF în primele 30 de zile de la înființarea firmei, fiind obligatorie deținerea unui astfel de registru atât pentru sediul social cât și pentru fiecare punct de lucru al firmei.

Pasul 4: Întocmirea regulamentului de ordine interioară (ROI)

Este un regulament în care se specifică modul de organizare al activităților din societate, având obligativitatea redactării în maxim 60 de zile de la înființare.

Pasul 5: Obținerea ștampilei

Deși obligativitatea ștampilei a fost eliminată, mai există diverse situații în care aceasta este solicitată.

Pasul 6: Deschiderea unui cont bancar curent 

După vărsarea capitalului social este recomandată închiderea contului de capital social și deschiderea unui cont curent pentru efectuarea operațiunilor de încasări/plăți, precum și achitarea taxelor către buget.

Pasul 7: Autorizațiile de funcționare

În funcție de specificul activității firmei, trebuie obținute o serie de autorizații necesare funcționării:

  • Autorizația de funcționare de la Primărie
  • Autorizația de mediu
  • Autorizația la Direcția Sanitar-Veterinară
  • Informarea privind adaosul comercial practicat
  • Obținerea licenței pentru muzică ambientală
  • Autorizația de la pompieri
  • Contract pentru pază și protecție
  • Afișarea în spațiul de vânzare a următoarelor:
  • copie CUI;
    • copie extras Registrul Comerțului cu punctul de lucru, sau Certificat constatator;
    • anunț atenționare acordare bon fiscal;
    • placheta cu Protecția consumatorului;
    • orarul de funcționare;
    • anunțul cu Fumatul interzis
  • Dacă ai un site/magazin online, va trebui să incluzi cel puțin următoarele elemente:
  • datele de identificare ale firmei tale: denumire, forma juridică, CUI, nr.ONRC, adresa, capital social
    • politica de protecție a datelor personale (GDPR)
    • politica de livrare/retur/garanție
    • link-uri către ANPC și alte autorități în funcție de domeniul de activitate al firmei.

Pasul 8: Informarea Oficiului Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor (ONPCSB)

Conform Legii 129/2019 pentru prevenirea și combaterea spălării banilor și finanțării terorismului, precum și pentru modificarea și completarea unor acte normative care a intrat în vigoare la data de 21.07.2019, înlocuind astfel Legea nr. 656/2002, pe lângă obligația de raportare a tranzacțiilor suspecte, entitățile raportoare au obligația de a raporta către Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor tranzacțiile cu sume în numerar, în lei sau în valută, a căror limită minimă reprezintă echivalentul în lei a 10.000 Euro, în cel mult 3 zile lucrătoare de la momentul efectuării tranzacției. 

De asemenea, conform noilor prevederi, societăţile înregistrate până la data de 21.07.2019 în Registrul Comerţului, cu excepţia companiilor şi societăţilor naţionale, precum şi a societăţilor deţinute integral sau majoritar de stat, sunt obligate ca în termen de 12 luni de la intrarea în vigoare a noii legi să depună, prin grija reprezentantului legal, spre înregistrare în Registrul beneficiarilor reali ai societăţilor, ţinut de Oficiul Naţional al Registrului Comerţului, o declaraţie privind datele de identificare ale beneficiarilor reali. Astfel, administratorul are obligația de numi prin decizie scrisă o persoană din cadrul societății care se va ocupa de raportarea către ONPCSB. Această decizie se poate trimite către ONPCSB, prin Poșta Română, cu confirmare de primire. Nerespectarea de către administratorul care reprezintă societatea a acestei obligații constituie contravenție și se sancționează cu amendă de la 5.000 lei la 10.000 lei. 

Pasul 9: Decizia privind emiterea facturilor și alegerea softului de gestiune/facturare

Într-o eră a vitezei și tehnologiei contabilitate poate fi susținută de diverse softuri de facturare care pot fi integrate cu softul de contabilitate. În plus, softurile de gestiune/facturare au în configurare și opțiunea de a alege seriile și numerele facturilor, administratorul având astfel doar sarcina de a redacta decizia privind alocarea seriei și plajei de numere facturilor și chitanțelor emise.

Pasul 10: Casa de marcat

Conform art. 1 din OUG 28/1999 (r): (1) Operatorii economici care încasează, integral sau parțial, cu numerar sau prin utilizarea cardurilor de credit/debit sau a substitutelor de numerar contravaloarea bunurilor livrate cu amănuntul, precum și a prestărilor de servicii efectuate direct către populație sunt obligați să utilizeze aparate de marcat electronice fiscale.

Pasul 11: Obținerea codului special de TVA pentru operațiuni intracomunitare

Conform art. 317 din Codul Fiscal ai obligația să te înregistrezi în scop special de TVA dacă ești neplătitor de TVA și:

  • efectuezi achizitii intracomunitare de bunuri in valoare de peste 34.000 lei/an sau
  • efectuezi achiziții intracomunitare de servicii de la persoane impozabile, indiferent de plafon sau
  • prestezi servicii intracomunitare către persoane impozabile, indiferent de plafon.

Potrivit ordinului 631/2016 pentru  aprobarea modelului și conținutului unor formulare de înregistrare/anulare a înregistrării în scopuri de taxă pe valoarea adăugată, pentru înregistrarea în scop special de TVA se depune Declarația de înregistrare în scopuri de TVA/Declarație de mențiuni a altor persoane care efectuează achiziții intracomunitare sau pentru servicii, precum și pentru agricultorii care efectuează livrări intracomunitare de bunuri Formular 091.

Trebuie menționat faptul că:

  • Obținerea codului special de TVA nu conferă persoanei impozabile calitatea de persoană înregistrată normal în scopuri de TVA,  acesta fiind folosit pentru anumite operațiuni intracomunitare, achiziții de bunuri sau servicii (de exemplu, pentru înregistrarea pe firmă a cheltuielilor cu reclama prin Google sau Facebook)
  • Codul special trebuie obținut înainte de derularea operațiunilor respective 
  • Dacă ulterior se obține cod normal de TVA conform art 316, atunci trebuie anulat codul special de TVA obținut conform art 317.
Viviana Popa

Viviana Popa

Expert Contabil, Antreprenor, Inbound Marketing Consultant - Licențiată a Facultății de Finanțe și Contabilitate din cadrul Universității Titu Maiorescu din București (2011) și membru activ Expert Contabil în cadrul Corpului Experților Contabili și Contabililor Autorizați din România (CECCAR) din 2019, am decis să îmbin experiența de 7 ani în contabilitate cu cei peste 8 ani de social & content marketing, pentru a ajuta acest proiect să crească și să ajungă la cat mai mulți antreprenori.

Te-ar putea interesa...

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *